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Ratgeber
Mit dem ganzen Team kommunizieren, ohne überhaupt im Büro zu sein: Konferenztelefone machen es möglich. Per Telefonkonferenz ist es kein Problem, über die ganze Welt verstreute Mitarbeiter oder Kunden "an einen Tisch zu bringen" und jederzeit Meetings abzuhalten. Die Teilnehmer können dabei über einen Messenger wie beispielsweise Skype oder direkt über das Telefon miteinander kommunizieren. Erfahren Sie in diesem Ratgeber, welche Funktionen ein Konferenztelefon bietet und worauf beim Kauf zu achten ist.
Mit Hilfe einer Telefonkonferenz können sich Mitarbeiter verschiedener Standorte schnell und ohne grossen Aufwand zu einem Meeting zusammenfinden. Das hat den Vorteil, dass kritische Entscheidungen von allen Verantwortlichen getroffen werden können, auch wenn sich nicht alle Entscheidungsträger im gleichen Büro befinden. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Teilnehmer über einen kompatiblen Internet-Messenger, das Mobilfunk- oder das Festnetz zugeschaltet werden. Häufig sitzen mehrere Personen an einem Tisch, auf dem eine sogenannte Konferenzspinne (ein klassisches Konferenztelefon mit Lautsprechern und Mikrofonen) steht, um darüber mit externen Mitarbeitern oder Kunden zu kommunizieren. Ein anderes Szenario ist die Vernetzung von Mitarbeitern im Home-Office. Selbstredend sind zahlreiche weitere Anwendungsbeispiele denkbar: Am Hauptstandort des Unternehmens sitzt eine Gruppe von Mitarbeitern in einem Raum, zugeschaltet werden über ein Analog-Telefon ein Kollege, der sich im Home-Office befindet, sowie ein Aussendienstmitarbeiter, der sein Mobiltelefon nutzt. Konferenztelefone sind flexibel einsetzbar und aus dem geschäftlichen Alltag nicht wegzudenken.
Bei einer Konferenzspinne handelt es sich um ein klassisches Konferenztelefon, genauer um ein DECT- oder IP-Telefon, dessen flache Form je nach Bauart mitunter tatsächlich ein wenig an eine Spinne erinnert. Vertreter dieser Gattung sind zum Beispiel Modelle der Serie Alcatel Conference. Das Gerät wird möglichst zentral auf einem Konferenztisch, um den die Teilnehmer sitzen, platziert. Einer oder im Idealfall mehrere Lautsprecher sorgen für einen klaren und gut verständlichen Klang, während mehrere Mikrofone sicherstellen, dass von allen Plätzen aus eine reibungslose Kommunikation möglich ist, ohne das sich die einzelnen Teilnehmer beim Sprechen umständlich über das Telefon beugen müssen. Durch die sogenannte Voll-Duplex-Technologie ist es möglich, dass mehrere Gesprächsteilnehmer zur gleichen Zeit sprechen, ohne dass Audioinformationen bei der Übertragung verloren gehen. Je nach Reichweite der Mikrofone eignet sich eine solche Konferenzspinne sowohl für den kleinen Meeting-Raum als auch für grössere Konferenzräume. Viele Hersteller geben an, für wie viele Personen sich ihr Gerät eignet. Die Spanne reicht von weniger als 6 Personen bis über 30 Teilnehmer.
Bedient wird das Konferenztelefon wie gewohnt über eine Zehnertastatur. Ein beleuchtetes Display zeigt die gewählte Rufnummer an. Einige IP-Konferenztelefone sind mit einem Touchscreen ausgestattet und lassen sich wie ein Smartphone steuern. Manche Konferenztelefone bieten zudem ein integriertes Bluetooth-Modul, über das bei Bedarf ein kompatibles Headset genutzt werden kann. Darüber hinaus bieten einige Modelle die Möglichkeit, Gespräche auf einer SD-Karte zu speichern beziehungsweise aufzuzeichnen.
Für Konferenzen im kleinen Rahmen sind häufig auch sogenannte Business-Phones geeignet.
Dabei handelt es sich um Tischtelefone, die in der Regel über ein farbiges LC-Display verfügen, über das schnell auf alle gespeicherten Kontakte zugegriffen werden kann. Ein solches Gerät wird durch eine leistungsstarke Freisprecheinrichtung zu einem vollwertigen Konferenztelefon.
Geeignet ist so ein Modell eher für kleine Konferenzräume mit wenigen Teilnehmern. Erhältlich sind derlei Konferenztelefone als Analog-, DECT- oder IP-Version.
Eine praktische Alternative beziehungsweise Ergänzung zu einem Konferenztelefon stellen Konferenzlautsprecher dar.
Darunter versteht man einen kompakten Lautsprecher, bei dem eine Freisprecheinrichtung integriert ist. Ein solches Gerät kann einfach mit einem Computer, Smartphone oder Tablet gekoppelt werden und passt in jede Tasche. Viele Konferenzlautsprecher besitzen einen eingebauten Akku, der auch unterwegs eine zuverlässige Energieversorgung gewährleistet. Somit können beispielsweise Mitarbeiter, die sich gerade auf Geschäftsreise befinden, an Telefonkonferenzen teilnehmen.
Beim Kauf eines Konferenztelefons gilt es zunächst zu entscheiden, ob Sie ein analoges Modell, ein DECT-basiertes Telefon oder ein IP-Gerät benötigen. Daneben spielen die Grösse des Konferenzraumes und die Anzahl der Konferenzteilnehmer eine wichtige Rolle, um ein geeignetes Telefon zu finden. In der Regel finden sich Herstellerhinweise zur empfohlenen Nutzung, also ob das Gerät zum Beispiel für grosse Räume geeignet und für wie viele Teilnehmer es ausgelegt ist, in der Produktbeschreibung. Einige Konferenztelefone lassen sich optional um weitere Mikrofone erweitern, was den Teilnehmerkreis entsprechend erweitern kann. Für gelegentliche Telefon- oder Videokonferenzen mit wenigen Teilnehmern in einem Raum ist ein gutes Business-Telefon häufig bereits völlig ausreichend. Sollen Konferenzen an wechselnden Orten abgehalten werden, sind mobile Konferenzlautsprecher eine gute Wahl. Egal, für welche Art von Gerät Sie sich entscheiden, wichtig ist in jedem Fall eine einfache und intuitive Bedienung, um Verzögerungen beim Start eines Meetings zu vermeiden und einen reibungslosen Verlauf der Besprechung zu gewährleisten. In unserem Onlineshop finden Sie neben einer grossen Auswahl an Konferenztelefonen auch ein umfangreiches Angebot an passendem Zubehör, darunter Anschlusskabel, Halterungen, Headsets, Zusatzmikrofone und vieles mehr.
Unser Praxistipp: Echo bei Telefon- oder Videokonferenzen unterdrücken
Häufig kommt es bei Konferenzschaltungen zu störenden Echos oder Hall-Effekten, die den Gesprächsfluss empfindlich stören und sich negativ auf die Konzentration der Teilnehmer auswirken können. Hochwertige Konferenztelefone besitzen eine sogenannte Echokompensation- oder Echo-Cancellation-Technik, die entsprechende Effekte unterdrückt und so einen störungsfreien Ablauf des Meetings ermöglicht.
FAQ – häufig gestellte Fragen zu Konferenztelefonen
Was ist ein SIP-Telefon?
Ein SIP-basiertes Konferenztelefon ist identisch mit einem IP- oder VoIP-Gerät. Zum Betrieb eines solchen Telefongeräts ist kein konventioneller Telefonanschluss erforderlich; der Anschluss erfolgt über die Netzwerkinfrastruktur des Unternehmens. Die Sprachdaten werden über das Internet verschickt beziehungsweise empfangen. Ein SIP-Telefon kann ein physisches Telefon (Hardphone) oder eine Software (Softphone) sein.
Was versteht man unter HD-Telefonie?
HD-Telefonie, auch unter der Bezeichnung HD Voice bekannt, bezeichnet einen Standard, der für eine besonders hohe Gesprächsqualität steht. Erreicht wird der gute Klang durch die Nutzung eines grösseren Frequenzspektrums im Vergleich zu einem normalen Telefon. Darüber hinaus erfolgt bei der HD-Telefonie eine automatische Unterdrückung von Störgeräuschen.