Ratgeber
Unterschriften-Pads sind aus dem Geschäftsalltag vieler Betriebe kaum noch wegzudenken. Sie dienen dazu, per Hand verfasste Unterschriften elektronisch zu erfassen und zu digitalisieren, was Papier spart sowie Verwaltung und Logistik erleichtert.
In unserem Ratgeber erfahren Sie, wie Unterschriften-Pads funktionieren und worauf beim Kauf zu achten ist.
Unterschriften-Pads haben sich in den vergangenen Jahren zu wichtigen Hilfsmitteln in Betrieben, Gewerbe und Unternehmen entwickelt.
Sie werden an Schaltern, Kassen und Ladentheken genutzt, finden im Einzelhandel sowie im Banken- und Finanzwesen Verwendung und kommen im Innen- und Aussendienst von Versicherungen, Telekommunikationsanbietern, Hotels und in ähnlichen Geschäftsumfeldern zum Einsatz. Auch im öffentlichen Sektor, beispielsweise bei Behörden, Ämtern und in Krankenhäusern, greift man immer häufiger auf Unterschriften-Pads zurück.
Das liegt insbesondere darin begründet, dass die Geräte Geschäftsprozesse und Bürokratie erheblich vereinfachen. Indem sie von Hand geschriebene Unterschriften elektronisch erfassen und im gleichen Zug digitalisieren, spart man nicht nur jede Menge Papier, sondern auch Arbeit und Zeit.
Ein wesentlicher Vorzug von Unterschriften-Pads ist, dass Medienbrüche vermieden werden. Elektronische Formulare auszudrucken, um sie unterzeichnen zu lassen, und anschliessend wieder einzuscannen, um sie digital verfügbar zu haben, geht mit einem hohen Aufwand und erheblichen Kosten einher.
Bei Unterschriften-Pads entfällt der Wechsel zwischen digital und analog und wieder zurück. Hier wird die Signatur direkt elektronisch gespeichert und kann anschliessend je nach Bedarf archiviert, weiterbearbeitet oder als E-Mail oder PDF-Dokument versendet werden – sicher und papierlos.
Das ist nachhaltig, kostensparend und erleichtert die Verwaltung von Daten, was sich im Bürowesen, in der Logistik und in vielen anderen Bereichen als vorteilhaft erweist.
Ein Unterschriften-Pad, auch Signature Pad oder Pen Pad genannt, kann auf unterschiedliche Weise ausgeführt sein.
Zum einen gibt es Modelle ohne Display, die über eine drucksensitive Schreibfläche verfügen oder mithilfe eines drucksensitiven Stifts bedient werden. Beide Ausführungen haben den Nachteil, dass Sie die Unterschrift blind setzen müssen. Das geht mit Unsicherheiten einher, da man nicht sieht, was man schreibt, und kann schlimmstenfalls zu einem veränderten Schriftbild führen.
Aus diesem Grund haben sich Unterschriften-Pads mit Display durchgesetzt. Sie sind ähnlich aufgebaut wie Tablets und verfügen über einen LCD-Bildschirm, der die Signatur während des Schreibens, also in Echtzeit, anzeigt. Dadurch können Sie Ihre Unterschrift überprüfen und fühlen sich sicherer beim Unterzeichnen.
Unterschriften-Pads werden fast ausschliesslich mit Stift bedient. In vielen Fällen ist der Stift per Kabel mit dem Pad verbunden, es gibt aber auch batteriebetriebene Stifte oder solche, die auf Induktion beruhen.
Signatur-Pads erfassen das Schriftbild und den Druckverlauf noch während des Schreibens. Sie detektieren per elektronischer Taktung jede Veränderung der Stiftposition und errechnen daraus die Schreibrichtung, die Schreibgeschwindigkeit und Schreibpausen. Des Weiteren ermitteln sie, in welcher Reihenfolge die Segmente der Unterschrift erscheinen.
All diese Schritte dienen dazu, dynamische und biometrische Daten zu sammeln, anhand derer die Unterschriften eindeutig ihrem Verfasser oder ihrer Verfasserin zugeordnet und gefälschte Signaturen sicher als solche identifiziert werden können.
Die elektronische Signatur, kurz: e-Signatur, spielt im Zeitalter der Digitalisierung eine immer bedeutendere Rolle. Ihre rechtlichen und technologischen Grundlagen sind in der europaweit geltenden eIDAS-Verordnung (electronic Identification, Authentication and trust Services) geregelt, die 2014 in Kraft trat und seit 2016 überwiegend Anwendung findet. In der Verordnung werden drei Formen von elektronischen Signaturen unterschieden, die sich im Hinblick auf ihr Identifizierungs- und Authentifizierungspotenzial sowie ihre Beweiskraft vor Gericht unterscheiden.
Einfache elektronische Signatur
Ein Beispiel für eine einfache elektronische Signatur ist eine eingescannte Unterschrift, die in ein Dokument eingefügt ist. Sie hat keinerlei Beweiskraft, da eine zuverlässige Validierung und Authentifizierung des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin nicht möglich sind.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Anders sieht es bei einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur aus. Hier lässt sich nachvollziehen, inwieweit sich ein Dokument verändert und wer es unterzeichnet hat. Sie hat einen höheren Beweiswert als die einfache Variante.
Qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur markiert die sicherste Stufe mit der höchsten Beweiskraft und hat die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine handschriftliche Signatur. Sie wird mithilfe einer speziellen Signaturtechnologie bzw. Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt, die ähnlich wie eine Smartcard funktioniert, aber aus der Ferne verwaltet werden kann. Sie generiert eine Kennung, die das Dokument und die unterzeichnende Person codiert. Die Kennung kann nur mit einem privaten Signaturschlüssel gelesen werden, den ausschliesslich die Person erhält, die die Unterschrift tätigt. Für eine sichere Verifizierung muss die unterzeichnende Person allerdings ihre Identität bestätigen, beispielsweise über eine Video- oder Post-Identifizierungsmassnahme. Das ist im Geschäftsalltag relativ umständlich, weshalb die qualifizierte elektronische Signatur bisher in nur sehr geringem Mass genutzt wird.
Beim Kauf von Unterschriften-Pads spielt das Sicherheitsniveau der elektronischen Signatur eine grosse Rolle.
Soll die elektronische Unterschrift beweissicher sein, muss das Pad alle relevanten dynamischen und biometrischen Daten erfassen, die für eine zuverlässige Authentifizierung der unterzeichnenden Personen erforderlich sind bzw. eine akkurate Unterschriftenprüfung ermöglichen.
Hochwertige Pads sind in der Lage, Qualität und Menge der biometrischen Daten schon während des Schreibprozesses zu überprüfen. So lässt sich verhindern, dass jemand mit einem Kürzel unterschreibt, das nicht ausreichend Informationen zur Validierung bereithält.
Signatur-Pads werden im Regelfall über einen USB-Anschluss mit einem PC oder Laptop verbunden. Per USB-Kabel werden die Daten auf den Computer transferiert, um darauf zugreifen zu können und sie gegebenenfalls weiterzuverarbeiten. Damit das funktioniert, ist darauf zu achten, dass die USB-Schnittstellen (USB-A, USB-B, USB-C) von Pad und Computer gleichartig sind.
Für den Zugriff und die Weiterbearbeitung der Daten braucht man eine Signatur-Software, die bereits im Lieferumfang enthalten sein kann oder vom Hersteller zum Download zur Verfügung gestellt wird. Mithilfe der Software können beispielsweise PDF-Dokumente erstellt und digitale Unterschriften eingefügt, E-Mails versendet oder auch Notizen und Kommentare hinzugefügt werden.
Wichtig ist, dass Pad und Software mit dem Betriebssystem des Computers kompatibel sind. Am häufigsten unterstützt wird Windows. Es gibt aber auch Geräte, die mit MacOS oder sowohl mit Windows als auch mit MacOS funktionieren.
Zu beachten ist darüber hinaus das Display bzw. die Schreibfläche. Die Grösse des Displays sollte auf den jeweiligen Anwendungsbereich abgestimmt sein. Eine Bildschirmdiagonale zwischen 4 und 5 Zoll ist im Regelfall ausreichend, um auch lange Unterschriften erfassen zu können. Entscheidend ist aber immer, was und wie viel auf dem Display dargestellt werden soll.
Die Display-Auflösung kann je nach Einsatzzweck ebenfalls von Bedeutung sein. Einfache Pads bieten eine Auflösung von 320x160 Pixel oder 640x480 Pixel, es gibt aber auch Modelle, die mit 1920x1080 Pixeln sogar den Full-HD-Bereich abdecken.
Zu überlegen ist ausserdem, ob es sich um ein Schwarz-Weiss- oder ein Farb-Display handeln soll. Monochrome Displays erscheinen reduzierter. Man wird weniger abgelenkt und konzentriert sich auf das Unterschreiben. Farb-Displays bieten hingegen mehr Möglichkeit, das Design der Bildschirmoberfläche nach den eigenen Vorstellungen anzupassen.
Eine kratzfeste, robuste Oberfläche ist besonders dann wichtig, wenn das Unterschriften-Pad häufig zum Einsatz kommt.
Unser Praxistipp: Win-USB für schnellere Übertragungsgeschwindigkeit
HID-USB und Win-USB sind USB-Treiber, die unterschiedliche Verbindungsprotokolle nutzen. HID steht für Human Interface Device und ist in allen gängigen Betriebssystemen bereits enthalten, muss also nicht extra installiert werden. Auf diesem Standard basieren typische Eingabegeräte für PCs, beispielsweise Tastaturen und Mäuse. Sie können während des Betriebs angeschlossen werden und erscheinen direkt im Gerätemanager. Allerdings ist die Übertragungsgeschwindigkeit von HID-USB niedriger als die von Win-USB. Win-USB ist ein Treiber, der installiert werden muss. Er ist insbesondere dann vorzuziehen, wenn grössere Unterschriften-Pads genutzt werden und es auf eine hohe Performance und schnelle Übertragungsgeschwindigkeiten ankommt.