Stratégie e-procurement : 7 étapes pour sa mise en œuvre

Dans de nombreuses entreprises, les achats entraînent des coûts trop élevés en raison de processus chronophages. L'e-procurement peut changer cela, par exemple grâce à des processus de validation prédéfinis. Il est ainsi possible de passer des commandes de produits directement depuis les différents services. Cela est particulièrement utile pour les pièces C dans l'esprit de l'analyse ABC. On entend par là des marchandises de valeur relativement faible dont l'entreprise a besoin en grandes quantités. Des exemples de pièces C sont les vis et écrous, les gants et les tournevis. Les acheteurs ont ainsi plus de temps pour se concentrer sur des tâches plus complexes. Il s'agit par exemple de l'achat de pièces A et B ou de négociations contractuelles avec un distributeur-fournisseur unique.

De plus, les employés ont plus de temps pour s'occuper de la gestion des relations avec les fournisseurs. De nombreuses solutions logicielles proposent un tableau de bord des fournisseurs pour cette tâche. L'e-procurement améliore globalement la transparence du processus de commande et offre d'autres fonctions permettant d'optimiser différentes tâches d'approvisionnement. Il s'agit par exemple de modèles de contrats, de formulaires de demande d'achat et d'analyse des dépenses. Les coûts d'implémentation du logiciel sont rapidement amortis. En effet, la réduction du temps nécessaire et une plus grande transparence permettent de réaliser des économies.

La mise en œuvre peut commencer dès que la décision d'utiliser un logiciel donné a été prise. Les étapes suivantes consistent à informer en détail toutes les personnes concernées des mesures concrètes à prendre, des changements et des conséquences. Accordez une grande importance à la transparence. En règle générale, vous devez vous attendre à des difficultés d'acceptation. En effet, les nouveautés se heurtent généralement au refus d'une partie du personnel. Organisez des formations et des coachings pour préparer toutes les personnes concernées à travailler avec le nouvel outil. 

Organisez ou créez des documents et des ressources d'information compréhensibles pour les utilisateurs. Il peut s'agir par exemple de guides, d'ouvrages de référence et de vidéos de formation. Vous devrez éventuellement revoir et redéfinir les responsabilités et les droits. Pour ce faire, vous partez des structures existantes, des hiérarchies et de la culture d'entreprise spécifique. Il est recommandé de désigner plusieurs administrateurs comme responsables et interlocuteurs pour ce projet. Une fois l'implémentation terminée, vous faites en sorte que les données soient transférées vers le nouveau système.

À intervalles raisonnables, par exemple la première fois après quelques mois, vous évaluez la réussite du projet. L'objectif de cette mesure est d'utiliser les succès et les échecs pour poursuivre le développement. Sur la base des effets positifs, vous pouvez, le cas échéant, faire un travail de persuasion encore plus important. 

Analysez dans quelle mesure les objectifs initiaux du projet ont été atteints. L'évolution des coûts par rapport aux périodes précédentes est particulièrement intéressante à cet égard. Si des problèmes ont été rencontrés lors de la mise en œuvre, comment les collaborateurs ont-ils pu les résoudre ? Évaluez ce qui fonctionne particulièrement bien et ce qui peut encore être amélioré.

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